英語で電話をするのは難しそうに感じるかもしれませんが、実際は思っているよりも簡単です。海外旅行や海外勤務の際は、英語を使って電話で受け答えできなければなりません。以下にある簡単な表現やテクニックを使って、英語の電話応対をマスターしましょう。

1. 自己紹介する

英語を使った電話の会話は、ほぼいつも、同じように始まります。それは自己紹介です。まず「Hello, this is (名前)」と名乗りましょう。電話に出た時に、相手が名乗らない場合は、「May I ask who’s calling, please?」と尋ねてください。この簡単な表現を練習しておけば、どんな電話の会話もリラックスしながら始められます。

2. 「may」や「could」を使って丁寧に尋ねる

特定の人と話したい場合は、「may」または「could」で始まる丁寧な疑問文を使って尋ねましょう。「I want to speak to Rachel Smith.」よりも「May I speak to Rachel Smith, please?」の方がはるかに丁寧に聞こえます。また、電話した理由について話す際も、丁寧な疑問文を使ってください。例えば、ホテルに電話しているのなら、「Could I talk to someone about booking a room, please?」と言います。

3. 保留と転送

通話中に相手が「hold」をお願いしたら、それは「wait」を指します。また、話したい相手に電話をつなぐ準備ができている場合は、「transfer」または「put you through」という言葉を使って、その旨を伝えてきます。例えば、「Please hold… Ok, I’ll put you through to Rachel Smith.」と言われます。

4. 伝言を残す

話したい相手が電話に出られない場合は、留守番電話にメッセージを残すか、誰かに伝言をメモしてもらうことができます。この2つの方法では、どちらも同じテクニックを用います。折り返し電話して欲しい場合は、state your name, the reason for your call and a number that you would like the person to call（自分の名前と電話した理由、折り返し先の電話番号を明確に伝えましょう）そして、通話中の相手に、ゆっくりメモを取ったり、復唱したりするようお願いしてください。

ネイティブスピーカーでさえ、相手に聞き返さなければならないことがあります。電話ではなおさらです。回線や音質が悪くてよく聞こえない場合は、相手にもう一度繰り返し話してくれるように頼むのは自然なことです。恐れずに「Sorry, I’m having a little trouble hearing. Could you slow down a little?」とゆっくり話してくれるようにお願いしたり、「Sorry, I didn’t quite catch that. Could you repeat it, please?」 と繰り返し話してくれるように頼みましょう。

5. メモする

緊張すると、言うことを忘れてしまいがちです。これを避けるには、電話で話す内容のポイントを事前にメモしましょう。よく忘れてしまう難しい単語があれば、それも書き出してください。そうすれば、通話中に自信を持ってその単語を使えます。また、メモ書きした質問の横に、回答用の余白を残しておくと、後で忘れてしまわないよう、通話中にメモできます。

ほとんどの場合、電話では極シンプルな言葉が使われます。一般に、より込み入った内容については、電話よりも実際に会って話したり、メールで伝えたりする方が好まれるからです。電話でよく使われる表現を身につけ、事前にメモを用意しましょう。通話中は、自信を持って話し始め、必要に応じて繰り返しまたはゆっくり話してくれるように頼んでください。これで、英語で電話するのが決して怖くなくなります。