Top-Tipps für bessere E-Mails auf Englisch

E-Mails sind zum wahrscheinlich wichtigsten Kommunikationsmittel der Arbeitswelt geworden, vor allem wenn wir uns mit Kollegen, Kunden oder Lieferanten in anderen Teilen der Welt austauschen müssen. So nützlich wie E-Mails sind, manchmal nehmen sie auch viel Zeit in Anspruch und führen zu Verwirrungen. Mit den folgenden Expertentipps können Sie Ihre E-Mails effektiver gestalten.

Machen Sie den Betreff so eindeutig wie möglich

Viele E-Mails werden überhaupt nicht geöffnet, weil die Empfänger völlig überlastet sind. Schaffen Sie bereits mit der Betreffzeile Klarheit, sodass der Empfänger gleich weiß, worum es geht, und vielleicht sogar motiviert wird, die E-Mail sofort zu lesen und zu beantworten.

Fassen Sie sich kurz

Wie finden Sie es, wenn Sie sich durch eine ewig lange E-Mail arbeiten müssen, nur um zu einer Information durchzudringen, die auch in wenigen Worten hätte übermittelt werden können? Ist doch frustrierend, oder? Also fassen Sie sich kurz, aber bleiben Sie höflich.

Wäre ein Anruf besser?

Manche Dinge müssen einfach ausdiskutiert werden. Bevor Sie Ihre E-Mail beginnen, fragen Sie sich, ob ein Anruf nicht einfacher wäre und Ihnen einen langwierigen Schriftverkehr ersparen würde.

Geben Sie Auswahlmöglichkeiten, statt offene Fragen zu stellen

Es mag netter sein, jemanden per E-Mail einfach nach seiner Meinung zu fragen, häufig ist es aber weitaus effektiver, wenn Sie Auswahlmöglichkeiten präsentieren. Fragen Sie z. B.: “When do you want to meet?“, so kann der Angesprochene leicht eine Zeit vorschlagen, die Ihnen nicht passt, und Sie müssen weitere E-Mails hin- und herschicken. Wenn Sie aber fragen: “Would you rather meet on Monday at 2pm, Tuesday at 4pm or Friday at 10am?“, kann der andere einfach einen der Zeitpunkte auswählen, die in Ihrem Kalender frei sind, und es besteht kein weiterer E-Mail-Bedarf.

Überprüfen Sie Ihre E-Mail vor dem Absenden

Es ist verlockend, nach dem Schreiben einer E-Mail gleich auf „Senden“ zu drücken, aber vielleicht haben Sie ja Fehler übersehen oder sich unklar ausgedrückt? Nehmen Sie sich etwas Zeit, um Ihre E-Mail vor dem Absenden durchzulesen. Sie werden überrascht sein, was Sie alles finden!

Lassen Sie Ihre E-Mail „abkühlen“

Einer der großen Vorteile von E-Mails ist, dass man nicht sofort darauf antworten muss. Wenn Sie eine E-Mail zu einem Anliegen verfassen, das Sie sehr bewegt, kann es von Vorteil sein, sie erstmal als Entwurf zu speichern, sich eine Weile mit etwas anderem zu beschäftigten und die E-Mail dann später noch einmal mit ein wenig mehr Abstand durchzulesen. Ihre Nachricht kann schließlich dauerhaft als Beleg Ihrer Ansichten gespeichert werden, also sollten Sie sicher sein, dass Sie sich richtig und angemessen ausdrücken.

Stellen Sie keine E-Mail-Fluten her!

Jeder hat wohl schon mal mit einem Kollegen gearbeitet, der zu viele E-Mails herumschickt. Vermeiden Sie solche E-Mail-Fluten an Ihrem Arbeitsplatz! Denken Sie nach, bevor Sie jemanden in den Verteiler aufnehmen. Manche Unternehmen bestrafen übermäßigen E-Mail-Versand, und die Gründe dafür liegen auf der Hand.

Welche Tipps haben Sie parat? Können Sie unsere Liste ergänzen? Dann tragen Sie Ihre Ideen in das folgende Kommentarfeld ein.