كيف تكتب رد ‘out of office’ “خارج المكتب” باللغة الإنجليزية

كلنا نحب الذهاب لقضاء أجازة ولكن أثناء وجودك بعيدا عن عملك، من المهم أن تتأكد من أن الناس لا ينتظرون منك أن ترد على رسائلهم البريدية الإلكترونية. وهناك طريقة لعمل هذا تتمثل في أن تضع رسالة ‘out of office’ “خارج المكتب” في برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك.

كن مؤدبا

ابدأ الرد الآلي بشيء مثل ‘Thank you for your email’ “شكرا على رسالتك”. فليس معنى أن رسالة البريد الإلكتروني آلية أنه يجب أن تكون باردة أو غير شخصية أكثر من اللازم.

اشرح أين تكون ومتى ستعود

لا داع لأن تكشف عن مكان أجازتك، الذي قد يثير غيرة الناس، ولكن من المهم أن تذكر بأنك في إجازة سنوية أو إجازة عادية وموعد عودتك. ويعني هذا أن المرسل يعلم متى يمكنه أن يتوقع ردا منك. ويمكنك استخدام تعبير مثل ‘I am currently on annual leave and will be returning on (date)’ “أنا في إجازة سنوية حاليا وسوف أعود في (التاريخ)”.

اذكر ما إذا سيكون لديك إمكانية الوصول إلى البريد الإلكتروني خلال ذلك الوقت

يقوم بعض الناس بفحص بريدهم الإلكتروني أثناء وجودهم بعيدا عن مكاتبهم. فإذا كنت من بين هؤلاء، قل شيئا مثل ‘I will have limited access to email while I am “سيكون وصولي إلى البريد الإلكتروني محدودا أثناء فترة وجودي بعيدا عن العمل” وبذلك يعرف الناس أنهم لن يتلقوا ردا فوريا. وإذا كنت لن تتفحص بريدك الإلكتروني، قل ‘I will not have access to email while I am away’ “لن يكون بإمكاني الوصول إلى بريدي الإلكتروني أثناء فترة وجودي بعيدا عن العمل”.

اخبر الناس بالمكان الذي يمكنهم أن يحصلوا منه على المساعدة

تذكر أن تقدم معلومات الاتصال الخاصة بالأشخاص الذين سوف ينوبون عنك أثناء إجازتك. وإذا كان هناك أشخاص آخرون ينوبون عنك في أجزاء مختلفة من عملك، يمكنك أن تستخدم صيغة مثل ‘For sales enquiries contact Jane Stevens, for technical help contact Rachel Adams, for all other enquiries call the office on (phone number)’ “للرد على استفسارات المبيعات يرجى الاتصال بـ جين ستيفنز، وللمساعدة الفنية يرجى الاتصال بـ راشيل أدامز، وللاستفسارات الأخرى يرجى الاتصال بالمكتب على (رقم الهاتف)”. علما بأنه إذا تمكن زملاؤك من تقديم المساعدة في بعض المهام التي تأتي عن طريق البريد الإلكتروني فسوف يوفر عليك هذا كثيرا من العمل عندما تعود من الأجازة.

التوقيع الختامي

لا يفعل كل الناس هذا ولكنها طريقة جيدة لختام الرد الآلي. ولذا عليك أن تنهي الرد بـ ‘Kind regards’ “أطيب تحياتي” أو بالطريقة التي عادة ما تختم بها رسائل بريدك الإلكتروني. وهذا يجعل الرسالة شخصية أكثر.

والخطوة الأكثر أهمية من الجميع…

استمتع بأجازتك

إذا كنت قد وضعت رد ‘out of office’ “خارج المكتب” على نحو مناسب، فلا داع لأن تقلق بشأن الذين يحاولون الاتصال بك وعليك أن تستمتع بأجازتك.